Huishoudelijk Reglement van “Dansclub D.a.N.s.A.p.A.r.T. ”

1. Benaming - Zetel – Doel

Dansclub D.a.N.s.A.p.A.r.T. werd opgericht in 2007 als feitelijke vereniging.  De maatschappelijke zetel van de vereniging is gevestigd te OUDSBERGEN - OPGLABBEEK, Elf-Septemberlaan 56 en kan enkel verplaatst worden door het bestuur.  De vereniging heeft als doel, het aanleren en vervolmaken van de dansstijl bij jeugdige (en volwassen) dansers.

2. Privacyverklaring

2.1    Algemeen

Dansclub D.a.N.s.A.p.A.r.T. hecht veel waarde aan je privacy en de bescherming van je persoonsgegevens.

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Dansclub D.a.N.s.A.p.A.r.T. houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR). 

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
• verwerking van je persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens;
• passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• op de hoogte zijn van je rechten als betrokken persoon omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen attent maken en deze willen  respecteren.

Als Dansclub zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Dansclub D.a.N.s.A.p.A.r.T
Elf-Septemberlaan 56, 3660 Oudsbergen - Opglabbeek
dansapart@hotmail.com
0476 68 44 10

2.2 Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Je persoonsgegevens worden door Dansclub D.a.N.s.A.p.A.r.T. verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

• Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van wedstrijdorganisaties (uitvoering overeenkomst)
• Het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen. (gerechtvaardigd belang)
• Het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting)

2.3    Welke gegevens verwerken we?

Wij kunnen  de volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerkenvoor devolgende doelstellingen :

• Identificatiegegevens : naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail
• Persoonlijke kenmerken : geslacht, geboortedatum

2.4    Wie verwerkt de gegevens?

De gegevens worden verwerkt door volgende externe organisaties

-        Bestuursleden van de vereniging

-        Sportddienst Opglabbeek

-        Verzekeringsmaatschappij ‘Danspunt’

2.5   Verstrekking aan derden

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij (verwerker) voor:

• het verzorgen van de internet omgeving (webhosting);
• het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, …);
• het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan verwerkers (andere partijen) dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.

Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.

Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier toestemming voor geeft.  Deze toestemming kan ten allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU

2.6    Minderjarigen

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18  jaar indien daarvoor toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

2.7    Bewaartermijn

Dansclub D.a.N.s.A.p.A.r.T.  bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Dansclub D.a.N.s.A.p.A.r.T.  verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan 5 jaar.

2.8    Beveiliging van de gegevens

Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

• Alle personen die namens Dansclub D.a.N.s.A.p.A.r.T. van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

2.9    Je rechten omtrent je gegevens

Je hebt recht op inzage, kopie, aanpassing of het wissen van de persoonsgegevens die wij ontvangen hebben.  Via het hoger vermeld adres kun je hier ons hiervoor contacteren. 

Tevens kunt je bezwaarindienen tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.

Ook heb je het recht om de verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in jouw opdracht direct aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

2.10 Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen.

Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

2.11 Wijziging privacyverklaring

Dansclub D.a.N.s.A.p.A.r.T  kan de privacyverklaring steeds wijzigen.  De laatste wijziging gebeurde op 24-5-2018.

3. Leden – Lidmaatschap

Indeling leden

De vereniging bestaat uit actieve leden en steunende leden.  Ieder natuurlijk persoon kan toetreden tot de vereniging, mits betaling van de jaarlijkse bijdrage.  De jaarlijkse bijdrage kan verschillen naargelang de groep(en) waarin de leden ondergebracht zullen worden.  Deze bijdrage wordt jaarlijks vastgelegd door het bestuur en is vanaf 1 oktober verschuldigd.

De persoonsgegevens, medegedeeld bij de aansluiting, worden opgenomen in een bestand dat door het bestuur van Dansclub D.a.N.s.A.p.A.r.T. beheerd wordt.  Elk lid heeft inzage op zijn persoonlijke gegevens en kan deze altijd laten aanpassen.  Het lid richt zich daartoe tot de clubsecretaris.  De club mag de persoonlijke gegevens ENKEL aanwenden voor administratie (vb: Sportverzekering) en om de leden op de hoogte te brengen van de activiteiten.  (artikel 7 van de wet van 08/12/1992, ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer).

Leden kunnen tijdens het jaar doorstromen naar een volgende groep indien zij over voldoende talent beschikken.  Dit gebeurt in de meeste gevallen op vraag van de trainster.

Aan- en afmeldingsprocedure

De aanmelding als lid van “Dansclub D.a.N.s.A.p.A.r.T.” kan gebeuren:

- schriftelijk of telefonisch aan het adres van de voorzitter;

- op digitale wijze via het emailadres van “Dansclub D.a.N.s.A.p.A.r.T.;

- aanmelding lidmaatschap geldt voor onbepaalde tijd, maar tenminste een seizoen;

- bij nieuw lidmaatschap of op verzoek zijn drie introductielessen toegestaan;

Verantwoordelijke opvang nieuwe leden

Contactpersoon: Kim Croisiaux.

Telefoon/gsm: 089 24 94 21 / 0476 68 44 10

De verantwoordelijke brengt gedurende de eerste 2 weken van september een bezoekje aan alle trainingen en heet de ouders en nieuwe dansers van harte welkom binnen dansclub D.a.N.s.A.p.A.r.T.

Erna volgt een klein woordje uitleg over het reilen en zeilen binnen de dansclub en kunnen ouders indien zij wensen bijkomende uitleg vragen.

Duur van het lidmaatschap

Een lidmaatschap begint op 1 september en eindigt op 30 juni.

Lidkaart

Elk lid ontvangt bij aansluiting een lidkaart, waarvoor hij/zij verantwoordelijkheid draagt en moet deze kaart op elk verzoek van een bestuurslid kunnen tonen. Bij verlies van de lidkaart, of van zodra er zich een verandering voordoet in de persoonlijke gegevens van een lid, wordt dit lid verondersteld het verlies of de verandering zo spoedig mogelijk te melden aan de clubsecretaris.

Beëindiging van het lidmaatschap van “Dansclub D.a.N.s.A.p.A.r.T.” gebeurt door:

- het lid, schriftelijk of via email, twee maanden voor het nieuwe dansseizoen;

- het Bestuur namens Dansclub D.a.N.s.A.p.A.r.T.

Beëindiging van het lidmaatschap gaat in:

- wanneer het lid niet tijdig zijn bijdrage (lidgeld) vernieuwt. De “verwijltermijn” wordt jaarlijks

   vastgesteld door het bestuur;

- wanneer het lid een schriftelijke opzegging doet van zijn lidmaatschap;

- wanneer het lid het huishoudelijk reglement niet naleeft.

4. Bestuur

De vereniging wordt geleid door het bestuur.  Alle beslissingen van het bestuur worden genomen bij meerderheid van stemmen.  Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter, of bij diens afwezigheid, de oudste aanwezige bestuurder, doorslaggevend.

Samenstelling van het bestuur

Het Bestuur van de dansclub bestaat uit minimaal vijf leden en wijst uit haar midden een voorzitter, een secretaris en een penningmeester aan.  Het Bestuur vergadert zo dikwijls de voorzitter, secretaris of penningmeester dit nodig acht, maar minimaal vier keer per jaar.

Taken bestuursleden

Taak voorzitter

- Vergaderingen leiden, zowel de vergaderingen van het dagelijks bestuur als de trainersvergaderingen.

- Contact houden met de Gemeentelijke Sportdienst en de Schepen van Sport.

- Het verzorgen van de communicatie tussen de verschillende organen (bv: sportraad) in het algemeen.

- Het delegeren, in samenspraak, van communicatieve aspecten naar de andere bestuursleden.

- De secretaris verzoeken, op aangegeven tijdstip, de nodige briefwisseling, uitnodigingen en verslagen 

   van de vergaderingen te verzenden.

- Stimuleren van de creativiteit bij de andere bestuursleden.

- Bij afwezigheid van de voorzitter geeft het Bestuurde taken op aan een ander lid van het Bestuur.

Taak secretaris

- Notuleren tijdens de vergaderingen en verslag mailen naar alle leden.

- Verantwoordelijke voor de inhoud van de verslagen.

- Beheerder van de ledenadministratie.

- Verzenden van de nodige briefwisseling (uitnodigingen, verslagen vergaderingen) op de aangegeven

   tijdstippen.

- Het vastleggen van de jaarlijkse kalender.

- Contacten onderhouden met de Gemeentelijke Sportdienst en Sportfunctionaris.

Taak penningmeester

- Beheer van inkomsten en uitgaven.

- Verantwoordelijke voor de boekhouding.

- Beheerder van de financiële rekening, samen met de secretaris.

Taak Jeugdcoördinator

- Een sportgekwalificeerde jeugdsportbegeleider.

- Ondersteuning/begeleiding van jongeren bij de organisatie van activiteiten binnen de club.

- Individuele opvolging van trainers.

- Contacten met ouders.

- Sportieve leiding over de jeugdwerking.

Taak trainer

- Hij/zij verzorgt de sportieve opleiding van de dansers.

- Is verantwoordelijk voor de opleiding van de danser en dit op een sportief, sociaal verantwoorde manier.

- Zal erop toezien dat het huishoudelijk reglement van de club nageleefd en gerespecteerd wordt.

- Houdt steeds de veiligheid in het oog ð zie gedragscode ‘Veilig sporten’.

  Bij brand volgen alle trainers en leden het evacuatieplan van het Sportcentrum.

- Is verantwoordelijk voor de infrastructuur.

- Woont vergaderingen bij.

- Heeft als trainer een voorbeeldfunctie als “opvoeder” en duldt geen onverantwoord gedrag.

Taak overige bestuursleden

De overige bestuursleden staan de leden van het Bestuur bij en nemen zo nodig hun werkzaamheden over.

Taak alle bestuursleden

Alle bestuursleden trachten de goede sfeer in hun dansgroep te bevorderen, ondermeer door eventuele wensen binnen de groep te signaleren en tijdens bestuursvergaderingen te bespreken en nieuwe leden in hun dansgroep te verwelkomen en aan de andere leden te introduceren

5. Sportverzekering

Een lid waarvan het lidmaatschap in orde is (ledenbijdrage is betaald) is verzekerd voor lichamelijke letsels. De verzekeringspolis is afgesloten via Danspunt.

Dekking

De verzekering dekt alle ongevallen, overkomen tijdens een danstraining, wedstrijd of een geplande activiteit.  Daarnaast is men ook verzekerd op weg van en naar de plaats van een sportactiviteit, indien de weg de meest logische is.

Tussenkomst

De sportverzekering past het verschil bij na tussenkomst van de verplichte ziekteverzekering

(Het ziektefonds).

Aangifte

De aangifte van een sportongeval dient te gebeuren met het daartoe bestemde formulier dat te bekomen is bij de trainer, de afgevaardigde of de secretaris. Dit formulier wordt ingevuld door de betrokkene (of ouder of voogd), de geneesheer die de eerste zorgen verstrekt en indien mogelijk twee getuigen van het ongeval.

Uiterlijk na 24 uur moet het aangifteformulier het sportsecretariaat hebben bereikt.

Activiteiten die geen betrekking hebben op de danssport, zijn NIET verzekerd, tenzij voorafgaandelijk aanvraag en schriftelijk akkoord van de verzekeringsinstelling.  Niet-leden die samen met het lid meereizen naar een wedstrijd of training of stage, zijn niet gedekt door de bedoelde sportverzekering.

Alle briefwisseling, facturen en rekeningen met betrekking tot het ongeval dienen zorgvuldig bijgehouden te worden.  De contacten tussen de verzekering en de verzekeringsinstelling dienen via het clubsecretariaat te gebeuren.

Gedragscode (pesten, racisme,ongewenst seksueel gedrag, …)

Gedragscode voorkomen pesten en discriminatie

Pesten is onaanvaardbaar gedrag en vormt een bedreiging (met name voor kinderen) voor de sfeer in de dansclub en voor het individu. Daarom hebben wij een aantal regels geformuleerd voor dansers als trainers.

Pestregels

Pesten komt niet alleen voor tussen dansers. Ook trainers kunnen onderling hiermee worden geconfronteerd. Om pesten tegen te gaan kunnen de volgende ‘regels’ worden gegeven:

• Maak de pester duidelijk dat hij te ver gaat, dat zijn ‘grapjes’ niet meer leuk zijn.
• Zoek steun bij de contactpersoon van de dansclub.  Vergeet niet de rol van de leidinggevende te bespreken. Een goede leidinggevende kan het pesten in de kiem smoren.
• Houd een logboek bij. Zo weet u wanneer er ongewenste zaken plaatshadden en wie erbij aanwezig waren. Het logboek kan dienen als bewijs, maar ook om uw hart te luchten.
• Bedenk dat niet alleen u het slachtoffer bent, maar ook de organisatie.  Uiteindelijk heeft ook de dansclub belang bij goede onderlinge verhoudingen.
• Vraag u af wat de motieven zijn van uw plaaggeest.  Dan weet u beter hoe u moet optreden. Sommige mensen pesten simpelweg omdat ze verwachten er voordeel mee te behalen
• Praat met mensen die getuige zijn van het pestgedrag.  Vaak vormen zij de zwijgende meerderheid. Ze zien het pesten wel, maar treden niet op, misschien om te voorkomen dat ze het volgende slachtoffer worden.
• Lees over het onderwerp. Verhalen van anderen kunnen u het gevoel geven dat u niet alleen staat. U kunt leren van hun ervaringen.
• Neem contact op met de directie. De directie is op grond van de Arbowet verplicht maatregelen te nemen.

Gedragscode voorkomen discriminatie

Discriminatie kan op verschillende zaken betrekking hebben. Te denken valt aan: huidskleur, levensovertuiging, seksuele voorkeur, volksgewoonten zoals kleding en voedsel, enzovoort. Verder valt er nog te noemen discriminatie op grond van ziekten.

We leven in een multiculturele samenleving. Dit houdt in dat verschillende groepen uit onze samenleving hun eigen cultuur hebben.  Het vraagt wel extra inzet en aandacht/alertheid.

Het volgende wordt van iedereen binnen de dansclub verwacht:

• De dansers en hun ouders/verzorgers worden gelijkwaardig behandeld.
• Er wordt geen discriminerende taal gebruikt.
• Er wordt op toegezien dat dansers en ouders/verzorgers ten opzichte van mededansers en hun ouders/verzorgers geen discriminerende houding aannemen in taal en gedrag.
• De trainer neemt duidelijk afstand van discriminerend gedrag en maakt dit ook kenbaar.
• Bij discriminatie door andere trainer(s) wordt de trainer door de voorzitter uitgenodigd voor een gesprek.  Bij het herhaaldelijk overtreden van de gedragsregels bepaalt het bestuur of en zo ja welke disciplinaire maatregelen er worden genomen.
• Bij discriminatie door vrijwilligers, trainers, ouders/verzorgers en/of dansers worden deze door de voorzitter uitgenodigd voor een gesprek.  Bij herhaaldelijk overtreding van de gedragsregels bepaalt het bestuur of en zo ja welke maatregelen er worden genomen. In het uiterste geval kan hierbij gedacht worden aan verwijdering uit de club.

Tabak/alcohol en drugs

Roken/druggebruik voor, tijdens of na trainingen is niet toegelaten in de sporthal en de kleedkamer. Bij niet naleven van deze afspraak zullen trainers eventueel in samenspraak met het bestuur sancties bepalen. Een danser die onder invloed van alcohol/drugs op de training verschijnt, wordt ter plaatse gesanctioneerd, nl. geen deelname aan de activiteit.  Ouders worden in zo’n situatie altijd verwittigd. Bij andere clubactiviteiten worden afspraken gemaakt door trainers en begeleiders.

Veilig Sporten

Het dansen gebeurt in een daarvoor voorziene danszaal zodat dansers zich vrij kunnen bewegen.  Voor verschillende dansstijlen is het dragen van sportschoenen verplicht.

Alle trainers houden steeds de veiligheid in het oog door voldoende aandacht te geven aan een juiste houding van het lichaam, bv.: rechte houding rug, schouders laag houden, bekken kantelen, knie niet verder vooruit dan de voeten, …

Trainers en bestuursleden kennen de basisprincipes van EHBO zoals wondverzorging, cold/hotpack bij kwetsuren, …

Indien de situatie ernstig is, worden de ouders onmiddellijk ingelicht en een extra verantwoordelijke van de club (Bea/kim) zal ter plaatse komen.

6. Milieu

Dansclub D.a.N.s.A.p.A.r.T. verplicht zich ertoe energie te besparen waar mogelijk.  Dit houdt in dat de verwarming in de verschillende danszalen altijd op 18°C staat.

Ook proberen we afval zoveel mogelijk te beperken.  Dansers nemen geen eten mee naar de lessen en brengen eventueel enkel water mee in daarvoor voorziene drinkbussen.  Sportdrank is ook toegelaten.

Blikjes, flesjes, papiertjes,… worden steeds gesorteerd in de daarvoor voorziene vuilbakken.

7. Berichtgeving naar de leden

Dansclub D.a.N.s.A.p.A.r.T. houdt er zich aan nieuwsflashes te versturen via mail, Facebookpagina, website, …

Laatste nieuwigheden binnen de club zullen via de nieuwsflash uitgehangen worden op een vaste plaats in de Gemeentelijke Sporthal van Opglabbeek of via nieuwsbriefjes gericht aan dansers/ouders.

8. Verantwoordelijkheid van de ouders / begeleiders

De ouders of begeleiders van de minderjarige dienen hun kind erop te wijzen dat er een dansreglement vigerend is en dienen hun kinderen in verstaanbare taal uit te leggen wat dit inhoudt.

Ouders of begeleiders van de minderjarige dragen de verantwoordelijkheid voor het begeleiden van hun kind TOT BIJ de plaats waar men de kinderen overdraagt onder de hoede van de dansclubverantwoordelijke.

Indien zou blijken dat er geen verantwoordelijke van de dansclub aanwezig is, dienen de ouders/begeleiders bij het kind te blijven.

9. Commissie

Instellingsbesluit commissie

- Het Bestuur kan commissies instellen en te allen tijde opheffen.

- Bij het besluit tot instellen van een commissie regelt het Bestuur:

a. de taak van de commissie,

b. de bevoegdheden van de commissie,

c. het aantal leden,

d. al hetgeen nodig is in verband met de taak en uitvoering van de werkzaamheden van de commissie.

Benoeming leden van de commissie

- Het Bestuur benoemt de leden van de commissie bij voorkeur uit de overige leden van het Bestuur.

- Het Bestuur beslist over de eventuele wijziging in de samenstelling van de commissie.

Verantwoording commissie

- Tijdens de bestuursvergaderingen rapporteert de commissie over de verrichte werkzaamheden en doet, 

   indien nodig, voorstellen aan het bestuur.

- Ten behoeve van de informatie aan het bestuur moet de commissie hiervoor een rapport opstellen.

10. Slotbepalingen

Wijziging huishoudelijk reglement

Dit huishoudelijk reglement kan door het Bestuur worden gewijzigd.

Onvoorziene situaties

In die gevallen waarin dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist het bestuur; bij het staken der stemmen beslist de voorzitter.

Inwerkingtreding

Het huishoudelijk reglement treedt in werking met ingang van de dag volgend op de dag waarop de bestuursvergadering het huishoudelijk reglement heeft vastgesteld.